PREGUNTAS FRECUENTES
La Cámara de Comercio de Montería para Córdoba, considera que, los aspectos Misionales y Operativos deben ser asequibles a los Ciudadanos, Empresarios, Mypimes, Contratistas, Entidades sin Ánimo de Lucro y, en general, al sector productivo regional, nacional e internacional. Esta es una guía que contiene información y orientación con el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos por la Ley, que servirá de apoyo para los fines registrales pertinentes.
FAQ Registro Mercantil
1. ¿Qué es un comerciante?
Son comerciantes las personas naturales o jurídicas que ejercen de manera habitual y profesional alguna de las actividades que la ley considera como mercantiles.
2. ¿Qué personas son legalmente capaces para ejercer el comercio?
Todas las personas naturales y jurídicas que tengan capacidad para contratar y obligarse. Son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Los menores adultos (varones y mujeres entre 14 y 18 años de edad) pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.
3. ¿Qué hechos hacen presumir el ejercicio de comercio?
Se presume que una persona ejerce el comercio:
- Cuando se halle inscrito en el registro mercantil.
- Cuando tenga establecimiento de comercio abierto.
- Cuando se enuncie al público como comerciante por cualquier medio.
4. ¿Quiénes son inhábiles para ejercer el comercio?
Son inhábiles para ejercer el comercio:
- Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades mercantiles relacionadas con sus funciones.
- Las personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohiba el ejercicio de actividades mercantiles.
5. ¿Cuáles actos y operaciones son considerados como mercantiles?
El Código de Comercio menciona como actos y operaciones mercantiles los siguientes (artículo 20):
Son mercantiles para todos los efectos legales:
1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos.
2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos.
3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos.
7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos.
8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras.
9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora.
11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados.
12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes.
13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes.
14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios.
15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones.
16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza.
17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.
18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.
20. Este listado no es taxativo, por lo tanto, se pueden considerar actos como mercantiles, aunque no se encuentren dentro del listado anterior.
6. ¿Cuáles actos y operaciones no son mercantiles?
No son mercantiles, por ejemplo:
- La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la adquisición de los mismos o de los sobrantes.
- La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor.
- Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.
- Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando no constituya por sí misma una empresa.
- La prestación de servicios inherentes a profesiones liberales.
- En todo caso, si el acto fuere mercantil para una sola de las partes, se regirá por la ley comercial.
7. ¿Qué son profesiones liberales?
Según el Diccionario de la Lengua Española, profesiones liberales son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico. En consecuencia, quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal (ingeniero, abogado, arquitecto, médico, etc.) no estará obligado a matricularse como comerciante.
8. ¿Quién es un empresario?
Es quien se dedica a una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios, actividad que puede realizar a través de uno o más establecimientos de comercio. La ley comercial aplica el concepto de empresario a quien se dedica en forma habitual y profesional a la actividad de la industria, al comercio o a la prestación de servicios, mediante la realización de los denominados actos de comercio o actos mercantiles.
9. ¿Qué es un establecimiento de comercio?
Es un conjunto de bienes organizados por empresario para realizar los fines de la empresa, Es un bien mercantil que le permite al comerciante o empresario el desarrollo de actividades comerciales, industriales o prestación de servicios.
10. ¿Qué es la matrícula mercantil?
Es una obligación legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la sociedad en la cámara de comercio de su domicilio principal, a través de un formulario Registro único empresarial especial donde se consignan datos importantes de la sociedad como su dirección, teléfonos, actividad económica y situación financiera, entre otros.
11. ¿Dónde debe matricularse?
La sociedad debe presentar la solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal.
12. ¿Importancia de la matrícula y del registro de la sociedad?
- Permite cumplir con los deberes del comerciante.
- Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la sociedad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
- La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer datos de la sociedad, como actividad económica, referencias, solvencia económica y patrimonio.
- Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en esta Cámara.
- Facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes.
- Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
- Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Montería.
- Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
- Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
13. ¿Cuál es el plazo para renovar la matrícula mercantil?
La renovación de la matrícula mercantil debe efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada año.
14. ¿Qué información financiera debo reportar al momento de renovar la matrícula mercantil?
Para renovar la matrícula en un año determinado, debe tener en cuenta la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Si usted no tiene el balance definitivo, puede usar el balance de prueba y una vez tenga el definitivo presentarlo para la reliquidación y actualización correspondiente.
15. ¿Cuáles son los documentos que debo presentar para renovar mi matrícula mercantil?
Sólo debe presentar el formulario firmado por el representante legal o propietario. El cual puede diligenciar en nuestra sede o a través de nuestra pagina Web www.ccmonteria.org.co, en el link servicios virtuales opción Renovar matricula mercantil, siempre y cuando no este disminuyendo sus activos. En caso de que disminuya sus activos, debe anexar un balance firmado por un contador y por el representante legal o propietario, donde conste dicha disminución con estado de resultados y copia de la tarjeta profesional del contador, y dirigirse a nuestra entidad.
16. ¿Dónde puedo pagar la renovación de la matrícula mercantil?
El pago de la renovación de la matrícula mercantil lo puede realizar en las cajas de nuestra Entidad.
17. ¿Qué activos se toman en cuenta para liquidar el valor a pagar por concepto de renovación de matrícula mercantil?
Para liquidar el valor a pagar por concepto de renovación de matrícula mercantil se deben tener en cuenta el valor del activo total
18. ¿Cuáles son las sanciones por no renovar la matrícula mercantil?
El incumplimiento a la obligación legal de renovar la matrícula mercantil dentro del plazo señalado por la ley, puede acarrear sanciones de carácter pecuniario, impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Además, puede ser requerido por las autoridades locales que pueden llegar hasta el sellamiento del local por no tener la matrícula al día.
19. ¿Cuándo cesa la obligación de renovar la matrícula mercantil de una persona natural?
Con la muerte del comerciante, lo cual se deberá acreditar ante la Cámara de Comercio con la copia auténtica del certificado de defunción, o, por solicitud expresa del mismo, previa cancelación de los derechos correspondientes a los años no renovados.
20. ¿Cuándo cesa para las personas jurídicas la obligación de renovar la matricula?
Cesa cuando se inscriba en el registro, el acta contentiva de la cuenta final de liquidación. Si se han renovado los años anteriores se cancelará la matrícula. De conformidad con la ley 1429 de 2010, las sociedades en liquidación no estarán obligadas a renovar durante el período de liquidación.
21. ¿Cuándo cesa la obligación de renovar la matrícula del establecimiento de comercio?
Cesa cuando se inscriba en el registro, el acta contentiva de la cuenta final de liquidación. Si se han renovado los años anteriores se cancelará la matrícula. De conformidad con la ley 1429 de 2010, las sociedades en liquidación no estarán obligadas a renovar durante el período de liquidación.
22. ¿Qué debo hacer para registrar nombramientos de sociedades?
Se debe traer el acta de nombramiento firmada por secretario y presidente del órgano que se reúne, la cual debe cumplir la totalidad de las formalidades previstas en los artículos 163, 164 y 189 del Código de Comercio, en la pagina Web de nuestra Entidad encontrará un formato que le indica los requisitos mínimos que debe contener toda acta. Además, se requiere allegar la carta de aceptación de las personas nombradas. Al momento de traer el acta, se le informará el valor a pagar, que incluye los derechos de inscripción y el impuesto de registro, el cual se liquida respecto de cada nombramiento.
23. ¿Qué debo hacer para registrar reformas por ampliación de vigencia, modificaciones al capital, ampliación de objeto social, ampliación de facultades o cambio de razón social?
Se debe traer la escritura de reforma, en la cual deben constar los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio. También es necesario cancelar el impuesto de registro más los derechos de inscripción, cuyo valor se le informa al momento de presentar el documento en la Cámara de Comercio. Si la sociedad se constituyó por documento privado en virtud de la Ley 1014 de 2006, la reforma se podrá hacer por documento privado a menos que los estatutos digan algo diferente.
24. ¿Qué debo hacer para registrar la cancelación de matrícula de mi establecimiento de comercio y como persona natural?
Debe presentar la solicitud en nuestra Entidad, previo pago de los derechos de ley, verificando así mismo que la matrícula se encuentre renovada. Este trámite lo puede hacer la persona natural o el propietario del establecimiento de comercio.
25. ¿Cómo se registra el cambio de dirección de una persona jurídica o natural?
Por medio de un formato de cambio de dirección que se encuentra en la sede de la cámara. Este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural y se debe hacer presentación personal o debe venir con la firma autenticada y reconocida. En este caso se deben pagar los derechos correspondientes.
26. ¿Qué debo hacer para registrar la cancelación de matrícula de mi establecimiento de comercio y como persona natural?
Se debe traer la escritura de reforma, en la cual deben constar los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio. También es necesario cancelar el impuesto de registro más los derechos de inscripción, cuyo valor se le informa al momento de presentar el documento en la Cámara de Comercio. Si la sociedad se constituyó por documento privado en virtud de la Ley 1014 de 2006, la reforma se podrá hacer por documento privado a menos que los estatutos digan algo diferente.
27. ¿Cómo se registra el cambio de dirección de una persona jurídica o natural?
Se debe traer la escritura de reforma, en la cual deben constar los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio. También es necesario cancelar el impuesto de registro más los derechos de inscripción, cuyo valor se le informa al momento de presentar el documento en la Cámara de Comercio. Si la sociedad se constituyó por documento privado en virtud de la Ley 1014 de 2006, la reforma se podrá hacer por documento privado a menos que los estatutos digan algo diferente.
28. ¿Cómo realizo un cambio de nombre de un establecimiento de comercio?
Debe diligenciar el formato para cambio de nombre, este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural y se debe hacer presentación personal o debe venir con la firma autenticada y reconocimiento de contenido ante un Notario, Juez o Secretario de la Cámara de Comercio.
29. ¿Qué debo hacer para registrar nuevos libros?
Debe diligenciar el formato para inscripción de libros, el cual debe firmar el Representante Legal o el comerciante persona natural, debe traer certificación de la terminación del libro anterior expedida por revisor fiscal o contador publico. En caso contrario deberá traer el libro anterior. En ambos se deben pagar los derechos correspondientes.
30. Se me perdieron los libros, ¿qué debo hacer para registrar unos nuevos?
Debe diligenciar el formato para inscripción de libros, el cual debe firmar el Representante Legal o la persona natural, debe presentar copia auténtica de la denuncia, la cual debe tener como mínimo los datos del libro extraviado, como son, el destino del libro y número de registro en la Cámara de Comercio de Montería; traer los libros nuevos y pagar los derechos de inscripción.
31. ¿En la continuación de un libro ya registrado se debe mantener el mismo código o se puede cambiar?
Debe diligenciar el formato para inscripción de libros, el cual debe firmar el Representante Legal o la persona natural, debe presentar copia auténtica de la denuncia, la cual debe tener como mínimo los datos del libro extraviado, como son, el destino del libro y número de registro en la Cámara de Comercio de Montería; traer los libros nuevos y pagar los derechos de inscripción.
32. ¿Dónde se puede denunciar la pérdida de los libros del comerciante?
Si se trata de la pérdida de los libros, se puede denunciar en cualquier unidad de denuncia de la Policía Nacional. Si existen indicios de que se ha cometido un ilícito, la denuncia se debe presentar en la Fiscalía General de la Nación.
33.¿En la continuación de un libro ya registrado se debe mantener el mismo código o se puede cambiar?
Si el libro que traen tiene consecutivo en la numeración respecto al anterior debe mantener el Nombre y el Código asignados, pero si no conserva el consecutivo puede cambiar tanto el código como el nombre del libro.
34. ¿Se puede transformar una empresa unipersonal en sociedad, a través de documento privado?
No, de acuerdo con la Ley 222 de 1995, en su Artículo 77, siempre que las empresas unipersonales se transformen en sociedades, deben hacerlo a través de escritura pública. Con excepción del caso en que se transforme en Sociedad Por acciones Simplificadas, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1258 de 2008 Artículo 31.
35. ¿Cuál es la diferencia entre una sociedad civil y una sociedad comercial?
La naturaleza civil o comercial de una sociedad se deduce de su objeto social. Si el objeto de una sociedad es civil, en los términos del artículo 23 del Código de Comercio, la misma será civil. La principal diferencia entre unas y otras es que las sociedades comerciales se deben matricular en el registro mercantil, mientras que las sociedades civiles no tienen esta posibilidad.
36. ¿Cómo se realiza la renovación de la matrícula mercantil de un tercero?
A través de apoderado (abogado) que deberá presentar el poder.
37. ¿Qué es una sociedad?
Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.
Una vez constituida la sociedad por escritura pública, se forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.
38. ¿Cuándo se considera que hay homonimia?
La homonimia implica la existencia de dos comerciantes (personas naturales, sociedades comerciales o establecimientos de comercio) con nombres idénticos, sin tener en cuenta la naturaleza jurídica (S.A., Ltda.) o nombres reservados para las instituciones financieras o comunes sin reserva para el uso del público en general. No hay homonimia cuando dos nombres son similares.
Lo invitamos a consultar en la pagina www.rue.com.co el nombre de su empresa para verificar si tiene homonimia o no.
39. ¿Puede la sucursal de una sociedad extranjera abrir agencias o establecimientos de comercio?
No es posible porque las sucursales de sociedad extranjera se consideran establecimientos de comercio.
40. ¿Cómo se constituye una sociedad agraria de transformación Ley 101 de 1993?
Deben cumplir los requisitos necesarios para la constitución de las sociedades. El único requisito especial es que la constitución siempre se debe hacer a través de escritura pública.
41. ¿Qué es el contrato de preposición?
Es una forma de mandato que tiene por objeto la administración de un establecimiento de comercio o de una parte o ramo de la actividad del mismo. La persona que administra se llama factor y el propietario del establecimiento se llama preponente.
42. ¿Qué debe contener el contrato?
- Nombres, apellidos, domicilio (ciudad) y documento de identidad de quien da en administración el establecimiento (propietario o preponente).
- Nombres, apellidos, domicilio (ciudad) y documento de identidad de quien recibe la administración del establecimiento (administrador o factor).
- Las facultades y limitaciones en la administración otorgados al factor.
- La identificación del establecimiento de comercio a través de su nombre completo, dirección y número de matrícula.
43. ¿Dónde debe inscribirse?
El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra matriculado el establecimiento de comercio.

Recomendaciones

- El contrato puede efectuarse por escritura pública o documento privado.
- Si consta en documento privado, deberá reconocerse ante juez o notario el contenido del documento y las firmas de los otorgantes o en su defecto, quienes suscriben el documento pueden hacer presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, en cualquiera de nuestras sedes.
- Entregar para inscripción, copia auténtica del contrato, una vez haya sido reconocido o presentado personalmente por los otorgantes.
- La copia que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
- Cancelar los derechos de ley que le liquidará el cajero.
- La inscripción del contrato causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento de Córdoba.
- Inscribir en el registro mercantil de la cámara cualquier modificación al contrato o su cancelación.
44. Utilidad de la inscripción
El registro del contrato hace que el mismo surta efectos frente a terceros a partir de la fecha de inscripción y permite probar con el certificado que le expide la cámara de comercio, quién es el administrador y las facultades otorgadas en su gestión.
45. ¿Cómo cambiar de titular un establecimiento de comercio?
El establecimiento de comercio, como bien mueble, se puede enajenar en virtud de cualquier contrato como compraventa, donación, permuta, cesión, dación en pago, etc.
Igualmente, el establecimiento de comercio puede ser adjudicado en la liquidación de personas jurídicas, en procesos sucesorales, y en liquidaciones de sociedades conyugales.
46. ¿Cuáles actos limitan la propiedad del establecimiento de comercio?
El establecimiento de comercio puede ser embargado por orden judicial o administrativa. Igualmente, puede servir de garantía real en virtud del contrato de prenda sin tenencia del acreedor, o ser objeto del contrato de usufructo o de anticresis.
Todos estos actos o contratos deben ser inscritos en el registro público mercantil para que sean oponibles a terceros.
47. ¿Qué es la venta de un establecimiento de comercio?
Es un contrato por medio del cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio.
No obstante, el procedimiento señalado en esta guía se aplica también para la cesión, dación en pago, permuta, donación del establecimiento o cuando el mismo se aporta en el acto de constitución de una sociedad.
48. ¿Qué debe contener el contrato?
En el contrato debe aparecer, por lo menos, la siguiente información:
- Nombre y apellidos completos, documento de identidad y domicilio del vendedor y del comprador.
- La identificación del establecimiento de comercio a través de su nombre completo, dirección y número de matrícula.
- El precio de venta y forma de pago.
49. ¿Dónde debe inscribirse?
El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde funciona el establecimiento de comercio.

Recomendaciones • El contrato puede constar en escritura pública o en documento privado.
• Si consta en documento privado, deberá reconocerse ante un juez o notario el contenido del documento y las firmas de los otorgantes o a cambio de ello, quienes suscriben el documento deben presentarlo personalmente ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.
• Entregar para inscripción copia auténtica del contrato, una vez reconocido o presentado personalmente por sus otorgantes ante la Cámara.
• La copia que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
• Cancelar el valor que le liquidará el cajero en las ventanillas de atención al público de cualquier sede.
• Si el comprador del establecimiento de comercio no se encuentra matriculado, debe solicitar su matrícula diligenciado el formulario correspondiente. Se recomienda consultar las instrucciones señaladas en la respectiva Guía del Registro Mercantil.
• La inscripción del contrato causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento de Córdoba, en una tarifa del 0,7% sobre el valor de la venta incorporado en el documento


Utilidad de la inscripción El registro del contrato hace que el mismo surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción, y le permite probar su propiedad con el certificado que le expide la Cámara de Comercio.
50. ¿Qué es el contrato de agencia comercial?
Por medio del contrato de agencia un comerciante asume en forma independiente y de manera estable el encargo de promover o explotar negocios en un determinado ramo y dentro de una zona prefijada en el territorio nacional.
El contrato contendrá la especificación de los poderes o facultades del agente, el ramo sobre que versen sus actividades el tiempo de duración de las mismas y el territorio en que se desarrolla y será inscrito en el registro mercantil de conformidad con el artículo 1320 del código de comercio.
51. ¿Qué es el contrato de prenda sin tenencia del acreedor?
Es gravamen que recae sobre bienes muebles, conservando el deudor la tenencia de la cosa. Toda prenda sin tenencia del acreedor se regirá por la ley mercantil y debe cumplir los requisitos del artículo 1209 del código de comercio. El contrato de prenda se inscribirá en la Cámara de Comercio correspondiente al lugar en que conforme al contrato han de permanecer los bienes pignorados, tal como lo dispone el artículo 1210 del código de comercio.
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